Автоматизация управления документами и бизнес-процессами предприятий

ы предлагаем специализированные решения для избранной области обработки документов в : уникальное решение для комплексного управления и четкой регистрации всех полученных счетов-фактур, независимо от того, пришли ли они в бумажном или электронном виде. Решение производит их электронное хранение в соответствии с действующим законодательством и выполняет их комплексную автоматическую обработку оцифровка, извлечение данных, приобретение документов, утверждение счетов-фактур и собственных размещений с возможностью онлайн-доступа к соответствующему электронному документу. прежде всего, предназначенное для отдела кадров, данное решение обеспечит в системе наглядную организацию и мгновенный доступ кадровиков ко всем персональным документам через электронные папки личных дел сотрудников. В то же время значительно поддержит и ускорит все процессы, связанные с этими документами. Основные преимущества: Более эффективная работа с системой Комплексное решение вопросов управления контентом для пользователей Простой доступ пользователей к документам непосредственно из среды Бесшовная интеграция транзакционных и неструктурированных данных Поддержка процессов обработки документов в и за пределами Расширение возможностей в области эффективного электронного архивирования в соответствии с законодательством.

Азы автоматизации бизнес-процессов в системе документооборота (СЭД)

был основан в году и сумел закрепить за собой хорошую позицию в сфере обработки документов. предоставляет широкий спектр интегрированных компонентов для обработки документов, поддерживающих весь жизненный цикл документа: может быть использован для широкого спектра документоёмких решений, таких как системы управления цифровыми делами, базы знаний, цифровые отделы корреспонденции и архивы цифровых документов.

Контент Упрощайте, организуйте, контролируйте и предоставляйте безопасный доступ.

Обеспечивающие бизнес-процессы поддерживают инфраструктуру обучения и аттестации персонала, процесс управления документацией, который.

Введение — в данном разделе представляется описание организации, виды деятельности и организационная структура компании. Термины и определения — в данном разделе представляются термины и определения, применяемые в руководстве по качеству. Нормативные ссылки — в данном разделе указываются номера и названия нормативных документов, на которые даются ссылки в тексте руководства по качеству.

Система менеджмента качества — в данном разделе представляется описание системы менеджмента качества. Раздел должен быть структурирован на подразделы, в соответствии с названиями подразделов параграфа 4 стандарта ИСО Ответственность руководства — в данном разделе указывается выполнение требований стандарта ИСО Раздел должен быть структурирован на подразделы, в соответствии с названиями подразделов параграфа 5 стандарта ИСО Менеджмент ресурсов — в данном разделе представляется информация по реализации требований стандарта ИСО

Разработчики последней версии международных стандартов сертификации системы качества серии ИСО подчеркивают, что основным достижением этой версии является именно процессный подход в достижении качества. Стандарт ИСО — цитата: Для успешного функционирования организация должна определить и управлять многочисленными взаимосвязанными видами деятельности. Деятельность, использующая ресурсы и управляемая с целью преобразования входов в выходы, может рассматриваться как процесс.

Автоматизация управления документами и бизнес-процессами . Процессы выпуска и обновления конструкторской документации.

Эти процессы могут быть и зачастую это так и бывает отделены друг от друга во времени различными интервалами, но могут и выполняться одновременно или в иной последовательности. Например, в электронных системах управления документами решения о включении в систему и классификации, статусе доступности и сроках хранения обычно принимаются в момент создания документа. Включение документов в документную систему Включение документов в документную систему означает принятие решения о том, какие документы в организации могут быть созданы, получены и сохранены.

Тем самым предварительно определяется, кто может иметь доступ к этим документам, сколько они будут храниться. Целями включения документов в систему являются: Этот процесс должен осуществляться систематически. Он базируется на анализе регулирующей среды, управленческих и подотчетных требований, а также анализе риска в случае, если документы не включены в систему. В частности, путем анализа управленческой деятельности и анализа требований к подотчетности за управленческую деятельность можно:

Почему - ?

Управление документацией Общие положения Для того чтобы все необходимые действия по выполнению требований заказчика были реализованы, они должны быть задокументированы. Иначе эти действия работы, процессы, подпроцессы будут выполняться случайным образом и давать непрогнозируемый результат. Частично общие требования к разработке документации были рассмотрены в пункте 4. Такая терминология вводит в заблуждение руководителей и персонал. На самом деле на предприятии должна быть единая система документации, часть из которой может быть использована при проведении аудита СМК для доказательства выполнения требований ИСО

документами с контрагентами в электронном виде с сохранением юридической значимости. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Автоматизация процессов .

Система управления документами процедура Собственная разработка КРОК — Комплексная система электронного документооборота поколения 3. Система документооборота - имеет свои изъяны и не может служить инструментом эффективного согласования документов в Мининфокоме. Система электронного документооборота СЭД - это комплекс программ, созданных для контролируемого создания и управления документами на предприятии в соответствии с правилами обработки документов, обусловленными бизнес процессами предприятия.

Система управления документами — программный комплекс, обеспечивающий хранение, учет, удобный поиск, безопасность и оперативный доступ к корпоративным бумагам. Сегодня они уже активно используются на частных и государтсвенных предприятиях. Модуль Документооборот обслуживает линейные схемы работы с документами - происходит перемещение документа по статусам в зависимости от выстроенной в схемы работы.

Системы автоматизации управления документооборотом. Безусловно, даже создание простых документов эффективнее осуществлять на Для средних и крупных более чел.

Управление документами

Путаница понятий. Часть Управление документами. Существует ряд смежных понятий, которые нередко используют как синонимы, при этом забывая о том, что каждое из них имеют специфику употребления, отсылающую к отдельной профессиональной сфере.

ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ Ларин Михаил, директор Азы автоматизации бизнес-процессов в системе документооборота (СЭД).

Озабоченные … Андрей Колесов Во многом именно с задач автоматизации работы с документами и управления ими начался процесс формирования современной отечественной ИТ-отрасли на принципах ориентации на поддержку нового для нас общественно-экономического устройства и интеграции в мировое ИТ-сообщество. : Каким видится уже пройденный двадцатилетний путь российского рынка СЭД? Андрей Линев: Современная история нашего ИТ-рынка начинается с конца х, с прихода в нашу страну ПК. И в результате где-то к середине х увидели свет первые СЭД, которые тогда представляли собой электронные журналы регистрации бумажных документов и были адресованы исключительно канцеляриям организаций госсектора и крупных предприятий.

Одновременно тогда же большую популярность, особенно в банковской сфере, ТЭК, госсекторе, телекоммуникационной отрасли, получает зарубежный программный продукт . Его документоориентированность, изначальная нацеленность на обеспечение защиты информации, интеллектуальный механизм репликаций, встроенная электронная почта, средства календарного планирования, управление контактами, среда быстрой разработки приложений, кроссплатформенность — все вызывало повышенный интерес к продукту.

Процессный подход в системе менеджмента качества

Информационной базой данной работы являются следующие документы: ИСО Текстовая часть: В СМК организаций документооборот является неотъемлемой частью управления.

В стандарте перечислены компоненты успешного управления деловой цифровой анализ бизнес-процессов, управление проектами, стабильность .

Стандарт Практика управления записями[ править править код ] Практика управления записями может включать: В соответствии с организационной политикой, нормативными актами и другими требованиями организации это может быть либо их физическое уничтожение, либо размещение на постоянное хранение в архив. Согласно основным правилам управления записями, автоматизированные системы являются вспомогательным средством в сборе, классификации и непрерывном управлении записями на протяжении их жизненного цикла.

Подобная система может быть бумажной например, каталожные карточки , используемые в библиотеке или компьютерной электронное приложение для управления записями. Согласно стандарту Управление физическими записями[ править править код ] Управление физическими записями включает в себя различные меры регулирования и может основываться на разнообразных формах экспертиз. Записи должны быть идентифицированы и заверены. Как правило, это вопрос систематизации и поиска информации; в некоторых случаях необходимо более бережное обращение.

Идентификация документов[ править править код ] Элементу, представленному в виде юридической записи, необходима проверка подлинности. Возможно, потребуется изучение документа или другого материального свидетельства судебно-медицинскими экспертами на предмет подлинности и документального фиксирования любых повреждений, изменений или пропусков в содержании. В крайних случаях, элементы могут быть подвергнуты исследованию через микроскоп , рентген , радиоуглеродное датирование и химический анализ.

Подобный уровень проверки достаточно редок, но подразумевает особую тщательность в создании и хранении записей организации.

Управление документами ( )

Служба документационного обеспечения управления ДОУ , которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением канцелярия, общий отдел, секретариат , так и отдельным сотрудником, секретарь-референт должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте при наличии приложений. В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой"лично" и в адрес общественных организаций. Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на: Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения.

в области психологии управления коллективом»; – ОПК-7 «Способность ОПК-8, ПК); – модели основных бизнес-процессов (ПК); – методы.

Во втором разделе очень кратко описан функционал системы 4. Информация, поступающая на предприятие извне, создающаяся в процессе его деятельности и выходящая из предприятия наружу является одним из важнейших активов предприятия, доля информационных ресурсов в стоимости предприятий растет. Поэтому растет сложность и объем задач по управлению корпоративной информацией. Структурированные данных о транзакциях предприятия как правило хранятся в -системах, неструктурированная информация в виде сообщений электронной почты и систем мгновенного обмена сообщениями и документов текстовых, структурированных в и , электронных таблицах и т.

Для решения этой задачи используется системы управления корпоративным содержанием -системы. Задачи разбиваются на два больших и сильно связанных класса: Электронный управленческий документ, подобно бумажному, является носителем истории принятия решения, а также средством координации участников в процессе подготовки решения. Поэтому два упомянутых выше класса задач тесно связаны и должны решаться совместно. Рассмотрим последовательно различные задачи из областей управления документами и бизнес-процессами чтобы сформулировать требования к системе для их автоматизации.

Общее делопроизводство и управление документами Регистрация входящей в организацию корреспонденции, направление на рассмотрение должностным лицам и контроль её прохождения Информация, требующая принятия управленческих решений поступает на предприятие извне по различным каналам и в различной форме - бумажные и электронные документы и сообщения. Очень часто к одному вопросу относится несколько разных документов и сообщений.

ТЕЗИС - система управления документами и задачами

Далее необходимо сгруппировать документы, входящие в каждый из видов документации по общим схемам управления. Это позволит сократить количество схем движения документов, а также определить общие правила для документов со схожими схемами движения. Чтобы осуществить группировку документов по схемам управления предварительно необходимо определить, как осуществляется работа с каждым из этих документов. Чтобы управление документацией не затрудняло работу необходимо определить применимость требований стандарта ИСО

Система управления документами (СУД) помогает работать с ними на всех процедур и организация рабочих процессов также являются частью СУД.

Деминг При внедрении системы менеджмента качества, основанной на процессном управлении, имеет смысл реализовать ее поддержку с помощью систем электронного документооборота, которые, как правило, уже используются на предприятии. Когда организация уже четко заняла определенное положение на рынке что происходит обычно лет через десять после ее создания , уровень ее развития во многом определяется используемыми технологиями, в том числе технологиями управления.

В российских реалиях в последнее время именно уровень управленческих технологий определяет положение компании на рынке, а менеджмент качества как составляющая этих технологий дает отличную возможность получить конкурентные преимущества. Кроме всего прочего, управление качеством, достигаемое за счет внедрения системы менеджмента качества и ее сертификации на соответствие требованиям , становится актуальным для все большего числа российских компаний в связи с тем, что, к примеру, для участия в государственных тендерах компания должна быть сертифицирована по Тем не менее отметим, что только внедренная и работающая система менеджмента качества приносит отдачу, а ее сертификация без внедрения остается лишь расходной статьей бюджета.

Система менеджмента качества СМК основана на процессном управлении организацией. Серия стандартов требует его обязательного внедрения и, как следствие, документирования выделенных процессов, в чем существенную помощь оказывают системы электронного документооборота СЭД. В большинстве случаев средние и тем более крупные предприятия уже используют в своей деятельности подобные системы.

Общая структура системы поддержки процессов СМК С этой целью система электронного документооборота должна уметь решать следующие задачи: Рассмотрим эти задачи подробнее. Управление документацией Модуль СЭД, предназначенный для управления документацией, должен обеспечивать цикл управления документацией рис. Цикл управления документацией Процесс контроля актуальности срока исполнения документа можно представить следующим образом.

Ответственное должностное лицо самостоятельно проводит такое рассмотрение либо дает поручение исполнителю.

Vault. Управление проектом. Оптимизация процесса проектирования